Сразу открывать PowerPoint или сначала написать структуру на бумажке? Когда непонятно, с чего начать, начинаешь прокрастинировать задачу. Из-за этого в самом начале буксует процесс работы над презентацией. В итоге задача откладывается на последнюю ночь, и результат разочаровывает.

Начинайте с полезного действия и понимания того, зачем вы делаете эту презентацию. Не краткосрочной цели «мне нужно сделать презентацию, чтобы выступить на встрече и отчитаться», а «мне нужно, чтобы все поняли, что мы делали на проекте весь месяц» или «мне нужно, чтобы после этой презентации позвонили и назначили встречи потенциальные клиенты».

Когда вы понимаете, почему делаете презентацию, жизнь становится проще — у вас появляется фильтр, который помогает отсеивать ненужную информацию и выстраивать будущую коммуникацию.

Следующий шаг — набросать черновик презентации. Это не слайды, а прототип. Его можно сделать как в майнд-карте онлайн, так и с помощью стикеров на доске или на стене. Запишите полезное действие презентации, поместите в центр майнд-карты, доски или листа бумаги, и добавляйте вокруг все мысли и данные, которые поддерживают эту идею.

После того, как у вас будет готов первый прототип презентации, расскажите её коллеге или запишите себя на диктофон. Это поможет сделать ваш рассказ цельным и избежать того, что вы звучите формально и скучно.

В начале подготовки любой презентации — и для чтения, и для выступления — мы рекомендуем лаконично рассказать её кому-то от начала до конца.

Результатом этого этапа работы станет структура презентации, которую можно будет перенести на слайды. Настало время открывать PowerPoint!

Обычно сначала собираешь слайд в PowerPoint или Keynote, потом пишешь к нему какой-то тезис. А если презентация для выступления, то после того, как собрал слайды, пытаешься придумать поверх них какую-то историю. Поэтому делать презентацию так сложно, и ещё труднее донести свои идеи до слушателей.

Попытка объяснять слайды неэффективна — потому что должно быть наоборот. Слайды должны подкреплять мысли. Самый лучший способ сформулировать — это сначала продумать, о чём нужно рассказывать, а потом просто перенести это в программу и усилить свои смыслы через слайды.

Обычные презентации полны назывных заголовков, например «Рынок в 2019 году» или «Наша стратегия». Когда зрители видят такой заголовок в презентации, им сложно понять, что от них хочет выступающий. Он заставляет их анализировать и додумывать за него.

Поэтому заголовки слайдов должны содержать тезисы в виде распространённых предложений с подлежащим и сказуемым. Располагать заголовок нужно наверху — потому что люди читают слева направо и сверху вниз.

Частая проблема презентации — это когда её автору всё понятно, а зрители в недоумении. Из-за этого можно уже с первого-второго слайда потерять внимание людей, и в итоге презентация не достигнет цели.

Чтобы избежать этой проблемы, используйте правило трёх секунд — люди не должны тратить больше времени на то, чтобы считать идею вашего слайда. Этому лучше всего помогает заголовок, в котором есть вывод, поэтому сделайте его самым заметным элементом на слайде.

Используйте принцип «один слайд = одна мысль». Чаще всего достаточно заголовка вместо двух диаграмм и картинки сбоку. Заголовок — основа фокуса. Не заставляйте зрителей бродить глазами по слайду в поисках смысла — направляйте их внимание от главного к второстепенному.

Больше слайдов + меньше текста эффективнее, чем меньше слайдов + массивы мелких букв и нагромождение рисунков.

На этапе работы с прототипом презентации попробуйте нарисовать слайды на стикерах. Если сложная схема или диаграмма не помещается на стикер — значит нужно разбить этот слайд на несколько. Упростите громоздкие элементы и отталкивайтесь от этого. Не бойтесь чистых слайдов.

Для восприятия зрителей лучше, когда можно считывать три слайда за одну минуту, чем тратить 5−7 минут на осмысление одного.

Когда на слайде слишком много сущностей и мелкого текста, с этим очень сложно разобраться. Если разбить сложный слайд на несколько, вам будет легче написать вывод для каждого слайда и подобрать визуализацию, которая его подкрепляет.

Это первый шаг к тому, чтобы вместо информирующего слайда, на котором непонятно куда смотреть, получить сильный слайд.

Сокращайте всё без сожаления: списки из семи пунктов, многоуровневые заголовки, количество стрелок вокруг диаграмм, количество разноцветных секций на схемах. Посмотрите исследование Slideshare: не больше 25−30 слов на слайде — идеально для быстрого восприятия.

Это касается презентаций для отправки по почте и размещения в интернете. В случае с презентацией для выступления слов на слайде может быть ещё меньше. Каждый слайд должен быть связан по смыслу со следующим — как страницы в книге.

Понятие красоты в презентациях — относительное, потому что их дизайн должен выполнять задачи, а не украшать слайды.

Не нужно первым делом работать над дизайном — для начала просто перенесите все свои наработки по структуре презентации в программу. Это не только поможет в итоге сделать дизайн быстрее, но и избавит от необходимости придумывать какую-то логику поверх разрозненных слайдов без структуры. Попытка одновременно работать и над дизайном, и над смыслом стоит слишком много времени и сил.

Первый шаг к тому, чтобы сделать хороший дизайн слайдов — это постоянные тренировки насмотренности. Собирайте референсы на Behance, Pinterest и Dribble с лучшими презентациями, на которые хотите равняться.

Не стесняйтесь делать скриншоты понравившихся проектов, вставлять в презентацию и пытаться повторить какие-то элементы. А мы с удовольствием дадим вам проверенный набор инструментов для создания презентаций. Сначала будет получаться не очень, зато со временем станет лучше — ведь у вас прокачаются вкус и насмотренность.